Auto służbowe ma handlowiec, serwisant i kierownik. Ich prawo jazdy też może zostać zatrzymane.
W firmie handlowej czy serwisowej auto dostaje kilka albo kilkadziesiąt osób, a prawo jazdy sprawdza się zwykle raz, przy zatrudnieniu. naszaflota.pl sprawdza je codziennie, pilnuje polis i przeglądów aut i przygotowuje dokumenty, które kierowca podpisuje. Bez działu kadr i bez kolejnego arkusza.
Kto u Ciebie jeździ autem firmowym
Handlowcy i przedstawiciele
Prowadzenie auta nie jest ich głównym zadaniem, ale bez prawa jazdy nie pojadą do klienta.
Serwisanci i technicy
Auta z narzędziami i częściami, codziennie w drodze. Często auto stoi pod domem pracownika.
Kadra z autem w pakiecie
Samochód jako benefit to też dopuszczenie pracownika do prowadzenia auta firmy.
Floty mieszane
Kilka osób w transporcie, reszta w biurze i terenie. Jedna lista i jeden pulpit dla wszystkich.
Pracodawca ma obowiązek nie dopuszczać do kierowania pojazdem osoby bez wymaganych uprawnień (art. 96 § 1 Kodeksu wykroczeń), także gdy jazda nie jest głównym obowiązkiem pracownika. Czy w Twojej firmie podstawa prawna jest taka sama jak w transporcie, warto potwierdzić z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.
Auta też mają terminy
Polisa, przegląd i serwis zwykle wiszą w kalendarzu jednej osoby. Tu przypomnienie przychodzi do każdego, kto odpowiada za flotę.
- OC i AC: przypomnienie 30, 14, 7 i 1 dzień przed końcem polisy
- Badanie techniczne i własne terminy, np. wymiana opon albo serwis
- Najbliższe terminy aut na pulpicie obok spraw kierowców
- Umowa powierzenia samochodu i upoważnienie do kierowania dla pary kierowca i auto (od planu Growth)
- Protokół przekazania i zwrotu pojazdu
- Bez numeru VIN i danych właściciela: wystarczy numer rejestracyjny
Wdrożenie w czterech krokach
Konto i dane firmy
Zakładasz konto i wpisujesz NIP; nazwę i adres pobieramy z rejestru. Dokumenty w panelu od razu wypełniają się tymi danymi.Zapis do regulaminu i ogłoszenie
Pobierasz zapis do regulaminu pracy i informację o wprowadzeniu monitoringu. Kodeks pracy przewiduje poinformowanie pracowników co najmniej 2 tygodnie przed uruchomieniem.Kierowcy podają numery, Ty wpisujesz auta
Dodajesz osoby z autem służbowym. Każda dostaje link, czyta klauzulę i sama wpisuje numer blankietu. W tym czasie dopisujesz auta z datami OC i przeglądu.Dokumenty imienne i potwierdzenia
Drukujesz informacje imienne dla wszystkich kierowców jednym plikiem (od planu Growth) i zbierasz podpisy na liście potwierdzeń. W kartotece widać, komu już je wręczono.
Dokumenty, które zwykle zajmują dzień pracy w edytorze tekstu
W każdym planie
- Klauzula informacyjna dla kierowcy (art. 13 RODO)
- Informacja o wprowadzeniu monitoringu (art. 22³ Kodeksu pracy)
- Zapis do regulaminu pracy lub obwieszczenia
- Wpis do rejestru czynności przetwarzania
- Umowa powierzenia z danymi firmy
Dokumenty imienne dla kierowców, od planu Growth
- Informacja indywidualna o objęciu monitoringiem, z miejscem na datę i podpis
- Imienna klauzula i informacja o monitoringu dla zaznaczonych osób
- Jeden plik PDF do druku albo edytowalny DOCX, każdy dokument od nowej strony
- Lista potwierdzeń odbioru i filtr „bez wręczonej informacji”
Wzory dokumentów mają charakter pomocniczy i nie zastępują porady prawnej. Każdy wydruk zapisujemy w dzienniku z listą kierowców i skrótem pliku, więc po miesiącach wiadomo, kto i kiedy dostał jaką wersję.
Mniej danych w firmie, nie więcej
Bez kopii dokumentów
Nie przechowujemy skanów praw jazdy. Numer blankietu jest zaszyfrowany i nie widzi go nikt w panelu.
Podgląd dla kierownika
Kierownik albo księgowa może mieć podgląd bez prawa do zmian. Dodatkowe konta od planu Growth.
Odejście pracownika
Usunięcie kierowcy niszczy numer i anonimizuje dane, a historia sprawdzeń zostaje jako dowód.
Zatrudniasz kierowców z zagranicznym prawem jazdy? Zobacz, jak działa tryb dla kierowców z zagranicy.
Przygotowanie wdrożenia w jedno popołudnie
Załóż konto, pobierz dokumenty z danymi firmy i wyślij kierowcom linki. Pytania o wdrożenie w Twojej firmie zadaj przez formularz kontaktowy.