Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Wersja: 2026-10-v1

zawarta pomiędzy:

[Klient], zwaną dalej Administratorem,

[nazwa i dane operatora usługi – do uzupełnienia], operatorem usługi naszaflota.pl, zwanym dalej Podmiotem przetwarzającym.

§ 1. Przedmiot

Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu określonym w niniejszej umowie, zgodnie z art. 28 RODO.
Przetwarzanie odbywa się w ramach usługi naszaflota.pl polegającej na cyklicznej weryfikacji ważności uprawnień do kierowania pojazdami osób wskazanych przez Administratora oraz na pilnowaniu terminów związanych z dokumentami uprawniającymi do kierowania pojazdami.

Kategorie osób: pracownicy i współpracownicy Administratora kierujący pojazdami; użytkownicy panelu Administratora.
Zakres danych kierowców: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, numer blankietu prawa jazdy (wyłącznie w postaci zaszyfrowanej kluczem, do którego dostęp ma jedynie odizolowany komponent usługi), rodzaj i kraj wydania dokumentu, status dokumentu i kategorie uprawnień z datami ważności, daty związane z pobytem i obowiązkiem wymiany dokumentu, historia sprawdzeń.
Zakres danych użytkowników panelu: adres e-mail, rola, dane uwierzytelniające (w postaci skrótów kryptograficznych), adres IP i identyfikator przeglądarki w dzienniku zdarzeń.
Charakter przetwarzania: zautomatyzowany, w systemie informatycznym, bez profilowania i bez zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne.

Przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, którym jest konfiguracja usługi w panelu (dodanie kierowcy, uruchomienie monitoringu).
Zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania tajemnicy.
Stosuje środki techniczne i organizacyjne, w szczególności: izolację danych poszczególnych administratorów na poziomie bazy danych, szyfrowanie numerów blankietów, uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla użytkowników panelu, dziennik zdarzeń niepodlegający modyfikacji, szyfrowane kopie zapasowe, hosting na terenie Unii Europejskiej.
Pomaga Administratorowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą (art. 12–22 RODO), oraz w wywiązaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO.
Zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 36 godzin od stwierdzenia, na adres e-mail głównego użytkownika panelu.
Po zakończeniu świadczenia usługi usuwa wszystkie dane osobowe w ciągu 30 dni, chyba że prawo nakazuje ich przechowywanie; numery blankietów usuwa niezwłocznie.
Udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyty, w uzgodnionym terminie, nie częściej niż raz w roku, chyba że doszło do naruszenia.

Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających z listy: Hetzner Online GmbH (hosting, Niemcy); dostawca poczty SMTP (UE); SMSAPI sp. z o.o. (SMS, Polska).
O zamiarze zmiany listy Podmiot przetwarzający informuje z 14-dniowym wyprzedzeniem; Administrator może w tym czasie wyrazić sprzeciw, co jest równoznaczne z wypowiedzeniem umowy.

Dane o statusie uprawnień pochodzą z Centralnej Ewidencji Kierowców udostępnianej przez Centralny Ośrodek Informatyki i odzwierciedlają stan ewidencji z dnia poprzedzającego sprawdzenie.
Usługa nie zastępuje obowiązków Administratora jako pracodawcy; Administrator odpowiada za podstawę prawną przetwarzania danych kierowców, poinformowanie ich oraz wprowadzenie monitoringu zgodnie z Kodeksem pracy.

Umowa obowiązuje przez okres korzystania z usługi naszaflota.pl i wygasa wraz z usunięciem konta Administratora.
Umowa została zaakceptowana elektronicznie przez osobę zakładającą konto Administratora w dniu [data akceptacji przy rejestracji]; akceptacja jest odnotowana w dzienniku zdarzeń.

Treść wymaga weryfikacji przez prawnika przed użyciem komercyjnym.