Najczęstsze pytania o weryfikację uprawnień kierowców

Status prawa jazdy pobieramy z Centralnej Ewidencji Kierowców (CEPiK), którą prowadzi Centralny Ośrodek Informatyki. Każdego kierowcę sprawdzamy automatycznie raz na dobę, w nocy.

Dane udostępniane z CEPiK odpowiadają stanowi ewidencji z poprzedniego dnia. Zatrzymanie prawa jazdy wpisane do ewidencji dziś pojawi się w wyniku najbliższego sprawdzenia po tym, jak trafi do udostępnianych danych. Wynik nie jest więc informacją „na tę minutę” i nie zastępuje reakcji na sygnały od pracownika.

Uprawnienia ważne, dokument zatrzymany, dokument lub uprawnienia wygasły, brak dokumentu w ewidencji albo dane niezgodne z dokumentem (np. literówka w nazwisku lub numerze). Do tego kategorie z datami ważności.

Wynik wyprowadzamy wyłącznie z aktualnego stanu dokumentu i dat ważności. Informację o ostatniej zmianie stanu w ewidencji (np. zatrzymanie sprzed lat przy dokumencie już zwróconym) pokazujemy neutralnie, z datą, a nie jako alarm.

Rano dostajesz e-mail z nazwiskiem kierowcy, poprzednim i nowym statusem. W planach Growth i Pro także SMS. Zmiana jest zapisana w historii kierowcy i w dzienniku zdarzeń.

Decyzję, co dalej (rozmowa z pracownikiem, odsunięcie od jazdy, weryfikacja dokumentu), podejmuje pracodawca. Usługa dostarcza informację, nie zastępuje obowiązków pracodawcy.

Udostępniane dane CEPiK nie obejmują badań lekarskich i psychologicznych, kodu 95, karty kierowcy ani zaświadczenia ADR. Te daty wpisuje firma w kartotece kierowcy, a my przypominamy o nich 30, 14, 7 i 1 dzień przed terminem oraz po jego upływie. Tak samo działają terminy pojazdów: OC, AC, badanie techniczne i legalizacja tachografu.

Weryfikacja w naszaflota.pl nie opiera się na zgodzie. W relacji pracodawca–pracownik zgoda rzadko jest w pełni dobrowolna, dlatego organy ochrony danych (UODO, Europejska Rada Ochrony Danych) wskazują, że co do zasady nie powinna być podstawą przetwarzania danych pracowników.

Pracodawca ma obowiązek nie dopuszczać do kierowania pojazdem osoby bez wymaganych uprawnień (art. 96 § 1 Kodeksu wykroczeń), a weryfikacja służy wykonaniu tego obowiązku. Pracownik otrzymuje klauzulę informacyjną i potwierdza, że się z nią zapoznał. To potwierdzenie zapoznania się, a nie zgoda w rozumieniu RODO.

Art. 22³ Kodeksu pracy dopuszcza „inne formy monitorowania” pracowników i wymaga dla nich tej samej procedury co dla monitoringu poczty. Wiele firm ostrożnie przyjmuje, że cykliczna weryfikacja uprawnień jest taką formą.

W takim przypadku pracodawca określa cel, zakres i sposób monitoringu w regulaminie pracy (albo w układzie zbiorowym lub obwieszczeniu), informuje pracowników co najmniej 2 tygodnie przed uruchomieniem, a nowo zatrudnianym przekazuje informację na piśmie przed dopuszczeniem do pracy. W panelu są wzory tych dokumentów, wypełniane danymi firmy. Wzory nie zastępują oceny prawnika lub inspektora ochrony danych.

Widzi imię i nazwisko kierowcy, wynik ostatniego sprawdzenia, kategorie z datami ważności, datę sprawdzenia, historię zmian statusu i 4 ostatnie znaki numeru blankietu.

Nie widzi pełnego numeru blankietu: po wpisaniu jest on szyfrowany kluczem, którego panel nie ma. Nie pobieramy punktów karnych, informacji o wykroczeniach ani adresu zamieszkania kierowcy.

Domyślnie dostaje e-mailem lub SMS-em link do strony, na której czyta informację o przetwarzaniu danych i sam wpisuje numer. Numer blankietu znajduje się na odwrocie prawa jazdy. Pracodawca może też wpisać numer sam, potwierdzając, że poinformował pracownika.

CEPiK zawiera tylko dokumenty wydane w Polsce. Prawo jazdy z UE lub EOG prowadzimy w trybie ręcznym (okresowe okazanie dokumentu), a dla dokumentów spoza UE liczymy termin wymiany na polskie prawo jazdy i przypominamy o nim. Szczegóły na stronie o kierowcach z zagranicy.

Po usunięciu kierowcy niszczymy zaszyfrowany numer blankietu, a imię i nazwisko anonimizujemy. Historia sprawdzeń zostaje bez danych osobowych jako dowód, że firma weryfikowała uprawnienia. Domyślny okres przechowywania historii to 24 miesiące i można go zmienić w ustawieniach firmy.

Pracodawca. naszaflota.pl przetwarza dane na jego zlecenie jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia akceptowanej przy zakładaniu konta. Treść umowy i regulaminu jest publiczna.

Na serwerach w Unii Europejskiej. Dane każdej firmy są oddzielone od pozostałych na poziomie bazy danych, a kopie zapasowe są szyfrowane. Lista dalszych podmiotów przetwarzających jest w umowie powierzenia.

Panel daje dostęp do danych pracowników, więc każde konto, niezależnie od roli, loguje się hasłem i kluczem dostępu (passkey) albo kodem z aplikacji uwierzytelniającej. Hasło przechwycone w wycieku z innego serwisu nie wystarczy do wejścia.

Tak, w planie Pro jest REST API z dokumentacją OpenAPI i podpisane webhooki, które powiadamiają Twój system o zmianie statusu. Dokumentacja opisuje też podłączenie Make, Zapiera i n8n.