Dla HR
Auto służbowe to nie tylko transport. Prawo jazdy handlowca też może zostać zatrzymane.
W firmach handlowych, serwisowych czy farmaceutycznych auto służbowe dostaje kilkadziesiąt osób, a prawo jazdy sprawdza się zwykle raz, przy zatrudnieniu. naszaflota.pl przejmuje codzienną weryfikację i papierologię, którą kadry musiałyby przygotować same.
Dla kogo
Handlowcy i przedstawiciele
Prowadzenie auta nie jest ich głównym zadaniem, ale bez prawa jazdy nie wykonają pracy w terenie.
Serwisanci i technicy
Auta z narzędziami i częściami, codziennie w drodze do klientów.
Kadra z autem w pakiecie
Samochód jako benefit także oznacza, że firma dopuszcza pracownika do prowadzenia swojego pojazdu.
Floty mieszane
Kilka osób w transporcie, reszta w biurze i terenie. Jedna lista, jeden pulpit dla wszystkich.
Pracodawca ma obowiązek nie dopuszczać do kierowania pojazdem osoby bez wymaganych uprawnień (art. 96 § 1 Kodeksu wykroczeń), także gdy jazda nie jest głównym obowiązkiem pracownika. Czy w konkretnym przypadku podstawa prawna jest taka sama jak w transporcie, warto potwierdzić z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.
Wdrożenie w czterech krokach
Konto i dane firmy
Zakładasz konto i uzupełniasz nazwę firmy oraz NIP. Dokumenty w panelu od razu wypełniają się tymi danymi.
Zapis do regulaminu i ogłoszenie
Pobierasz zapis do regulaminu pracy i informację o wprowadzeniu monitoringu. Kodeks pracy przewiduje poinformowanie pracowników co najmniej 2 tygodnie przed uruchomieniem.
Pracownicy podają numery
Dodajesz osoby z autem służbowym. Każda dostaje link, czyta klauzulę i sama wpisuje numer blankietu. Kadry nie przepisują danych z dokumentów.
Informacje imienne i potwierdzenia
Drukujesz informacje imienne dla całej listy jednym plikiem i zbierasz podpisy na liście potwierdzeń. W kartotece widać, komu informację już wręczono.
Dokumenty, które zwykle zajmują dzień pracy w edytorze tekstu
W każdym planie
- Klauzula informacyjna dla kierowcy (art. 13 RODO)
- Informacja o wprowadzeniu monitoringu (art. 22³ Kodeksu pracy)
- Zapis do regulaminu pracy lub obwieszczenia
- Wpis do rejestru czynności przetwarzania
- Umowa powierzenia z danymi firmy
Dokumenty seryjne, od planu Growth
- Informacja indywidualna o objęciu monitoringiem, z miejscem na datę i podpis
- Imienna klauzula i informacja o monitoringu dla zaznaczonych osób
- Wezwanie do wymiany zagranicznego prawa jazdy z terminem
- Jeden plik PDF do druku albo edytowalny DOCX, każdy dokument od nowej strony
- Lista potwierdzeń odbioru i filtr „bez wręczonej informacji”
Wzory dokumentów mają charakter pomocniczy i nie zastępują porady prawnej. Każdy wydruk zapisujemy w dzienniku z listą kierowców i skrótem pliku, więc po miesiącach wiadomo, kto i kiedy dostał jaką wersję.
Mniej danych w kadrach, nie więcej
Bez kopii dokumentów
Nie przechowujemy skanów praw jazdy. Numer blankietu jest zaszyfrowany i niewidoczny także dla kadr.
Role w panelu
Kierownik floty może mieć podgląd bez prawa do zmian. Dodatkowe konta od planu Growth.
Odejście pracownika
Usunięcie kierowcy niszczy numer i anonimizuje dane, a historia sprawdzeń zostaje jako dowód.
Przygotowanie wdrożenia w jedno popołudnie
Załóż konto, pobierz dokumenty z danymi firmy i wyślij pracownikom linki. Pytania o wdrożenie u Ciebie zadaj przez formularz kontaktowy.